Cet expert de l’information et du patrimoine ne se contente pas de garder en sécurité un certain nombre de papiers, il enseigne également aux autres personnes impliquées dans le processus d’archivage la réalité selon laquelle les documents créés aujourd’hui seront bientôt considérés comme des artefacts historiques. Ils sont capables de voir ce qui s’est passé dans le passé, ce qui se passe maintenant et ce qui se passera dans le futur, et ils sont capables de prendre des décisions lorsque cela est essentiel (locaux, clients, méthodes de travail, etc.). Quel est donc leur rôle dans une société d’archivage ?
La fonction que jouent les archivistes
Le rôle de l’archiviste d’entreprise est à la fois spécifique et multiforme, dépendant des compétences requises pour remplir les missions du service d’archives auquel il appartient et variant selon le contexte dans lequel il s’exerce. Il varie en effet en fonction du contexte dans lequel il s’exerce. De ce fait, il peut être difficile d’en donner une explication claire et succincte. Par ailleurs, au fil des années, et surtout depuis l’avènement du numérique dans les entreprises, ce corps professionnel n’a cessé de progresser et de grandir afin de s’adapter à de nouveaux domaines d’activité et par conséquent d’investir de nouveaux champs d’exercice. Ceci dans le but de mieux servir ses membres.
Les besoins et les exigences en matière d’archivage de l’entreprise qui fait appel à ses services doivent être satisfaits par les capacités et les connaissances qu’elle possède dans le domaine de l’archivage. En particulier, qu’une entreprise confie le soin de ses archives, car elle mesure l’enjeu des actes accomplis par les archivistes d’entreprise, notamment s’ils contribuent à sa pérennité.
L’archiviste est responsable de la préservation et de la conservation des documents probants, ainsi que du maintien de l’intégrité des documents archivés et de la restitution de ces documents en cas de contrôle ou de litige. L’administration et la conservation des papiers qui sont essentiels à la pérennité de l’organisation sont toutes deux améliorées grâce à ses contributions.
Des rôles séparés et distincts
La mémoire de l’entreprise peut être entretenue à l’aide de ces fonctions, qui sont associées au Records Management et sont conçues à cet effet.
- La mise en place des conditions les plus optimales pour la préservation des documents de l’entreprise.
- Le processus d’amélioration et d’accroissement de l’efficacité des pratiques et de l’organisation de l’archivage
- Le développement de nouvelles pratiques et technologies pour l’administration des archives afin de répondre à l’ensemble des préoccupations soulevées par la préservation des documents de l’entreprise.
Que donne une société d’archivage à ses clients ?
Les clients d’une société d’archivage bénéficient d’une administration complète de leurs propres archives par la société. Si le client le souhaite, les documents peuvent être triés, catégorisés et éliminés soit dans les locaux de l’entreprise elle-même, soit dans des locaux extérieurs. Le client reçoit alors un inventaire écrit, qui est ensuite saisi dans une base de données Excel, après quoi il reçoit soit une copie papier, soit un CD de l’inventaire.
Ce dernier permet à l’entreprise de consulter la liste des documents qui ont été sauvegardés. En outre, il est possible de profiter d’un service qui numérisera les documents nécessaires afin qu’ils puissent ensuite être consultés et étudiés facilement.
Quels sont les principaux obstacles auxquels une entreprise est confrontée en matière d’archivage ?
Lorsqu’elles sont prises en charge par une entreprise d’archivage expérimentée, dotée de tous les outils et ressources nécessaires à une gestion optimale, les archives d’une entreprise peuvent être :
- Dans le but de maintenir la conformité avec les règles de conservation des archives.
- Afin de maîtriser les risques de l’entreprise et d’assurer sa pérennité.
- Afin de protéger ses droits grâce à la valeur probante des documents d’archives produits et conservés à l’issue de ce processus.
Il est impératif pour le succès des opérations de l’entreprise que cela soit fait. Un facteur qui y contribue est la facilité d’accès aux documents essentiels détenus par l’entreprise. En conclusion, une gestion d’archivage personnalisée et adaptée aux besoins réels d’archivage contribue à une optimisation ainsi qu’à une diminution des frais de gestion.
Pourquoi devrais-je obtenir un devis pour l’administration et le stockage des archives de mon entreprise ?
Il est nécessaire pour une entreprise de savoir comment maintenir ses papiers d’affaires, de respecter les lois spécifiques et les principes de gestion des archives, surtout lorsqu’elle est confrontée à la législation et à tous les obstacles qui l’accompagnent. Pour cette raison Il est clair que le recours aux services d’une société d’archivage vous permet de bénéficier de son expérience ainsi que des solutions d’accompagnement qu’elle propose dans la gestion opérationnelle des archives de votre organisation. Renseignez-vous au plus vite sur les possibilités offertes par ces derniers, que vous ayez besoin de stocker, d’administrer ou d’externaliser tout ou partie de vos archives.
N’oubliez pas de demander votre devis personnalisé. Après avoir étudié votre situation et compris vos objectifs, l’entreprise vous proposera une solution parfaitement adaptée à vos besoins et attentes en matière d’archivage Rennes.